Trong hoạt động xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn không chỉ là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến quyền lợi hoàn thuế giá trị gia tăng và tính hợp lệ của hồ sơ xuất khẩu. Việc lập hóa đơn sai thời điểm – dù sớm hơn hay muộn hơn so với quy định đặc thù dành cho hàng hóa xuất khẩu đều tiềm ẩn rủi ro cao về xử phạt hành chính thuế, thanh tra sau xuất khẩu. Bởi vậy, việc hiểu biết và tuân thủ đúng các quy định về thời điểm xuất hóa đơn đóng vai trò thiết yếu và là nền tảng cho hoạt động xuất khẩu đạt hiệu quả.
I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT
– Luật Thuế Giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 ngày 26 tháng 11 năm 2024
– Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23 tháng 06 năm 2024
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 “Quy định về hóa đơn, chứng từ”
– Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 03 năm 2025 “Sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ”
– Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2025 “Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật thuế Giá trị gia tăng”
– Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31 tháng 05 năm 2025 “Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP”
– Văn bản hợp nhất 93/VBHN-VPQH ngày 22 tháng 8 năm 2025 “Luật thuế Giá trị gia tăng”
II. THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VỚI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU
1. Quy định về hoá đơn trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá
Thế nào là hàng hoá xuất khẩu?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hoá xuất khẩu bao gồm:
“Mức thuế suất 0% áp dụng đối với hàng hoá, dịch vụ quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng. Trong đó:
Hàng hoá xuất khẩu bao gồm:
a) Hàng hóa từ Việt Nam bán cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài và được tiêu dùng ở ngoài Việt Nam.
b) Hàng hóa từ nội địa Việt Nam bán cho tổ chức trong khu phi thuế quan và được tiêu dùng trong khu phi thuế quan phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất xuất khẩu.
c) Hàng hóa đã bán tại khu vực cách ly cho cá nhân (người nước ngoài hoặc người Việt Nam) đã làm thủ tục xuất cảnh; hàng hóa đã bán tại cửa hàng miễn thuế. Khu vực cách ly, cửa hàng miễn thuế xác định theo quy định tại Nghị định số 68/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định về điều kiện kinh doanh hàng miễn thuế, kho bãi, địa điểm làm thủ tục hải quan, tập kết, kiểm tra, giám sát hải quan (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 67/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 6 năm 2020 của Chính phủ).
…”
Bên cạnh đó, tại điểm a khoản 1 Điều 9 Văn bản hợp nhất số 93 quy định hàng hoá xuất khẩu bao gồm:
“a) Hàng hóa xuất khẩu bao gồm: hàng hóa từ Việt Nam bán cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài và được tiêu dùng ở ngoài Việt Nam; hàng hóa từ nội địa Việt Nam bán cho tổ chức trong khu phi thuế quan và được tiêu dùng trong khu phi thuế quan phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất xuất khẩu; hàng hóa đã bán tại khu vực cách ly cho cá nhân (người nước ngoài hoặc người Việt Nam) đã làm thủ tục xuất cảnh; hàng hóa đã bán tại cửa hàng miễn thuế; hàng hóa xuất khẩu tại chỗ
…”
Các loại hoá đơn điện tử dùng trong xuất khẩu hàng hoá
Hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải lập hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn thương mại điện tử (nếu đáp ứng theo quy định của điều 10, điều 12 Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Doanh nghiệp có thể bị phạt do lập hoá đơn không đúng quy định. Căn cứ khoản 1, 2 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 5, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về loại hóa đơn dùng trong xuất khẩu như sau:
“ Điều 8. Loại hóa đơn
Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:
- Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ trong nội địa;b
- Hoạt động vận tải quốc tế
- Xuất vào khu thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
- Xuất khẩu hàng hoá, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
- Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam
- Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Hóa đơn thương mại điện tử là hóa đơn áp dụng đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân (người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài mà người xuất khẩu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử đáp ứng quy định về nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này và quy định về định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.
b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan.
Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.
…”
Như vậy, khi xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài thì người xuất khẩu phải sử dụng hoá đơn thương mại điện tử. Trong trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hoá đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hoá đơn bán hàng điện tử.
2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu
Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hoá đơn đối với hàng hoá xuất khẩu được quy định như sau:
“…
- Thời điểm lập hoá đơn đối với bán hàng hoá (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hoá (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hoá đơn thương mại điện tử, hoá đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hoá đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hoá được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan
…”
Khi nào hàng hoá được thông quan?
Căn cứ điều 37 Luật Hải quan số 54/2014/QH13, hàng hoá được xác định thông quan nếu:
- Hàng hóa được thông quan sau khi đã hoàn thành thủ tục hải quan.
- Trường hợp người khai hải quan đã hoàn thành thủ tục hải quan nhưng chưa nộp, nộp chưa đủ số thuế phải nộp trong thời hạn quy định thì hàng hóa được thông quan khi được tổ chức tín dụng bảo lãnh về số tiền thuế phải nộp hoặc được áp dụng thời hạn nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
- Trường hợp chủ hàng hóa bị xử phạt vi phạm hành chính về hải quan bằng hình thức phạt tiền và hàng hóa đó được phép xuất khẩu, nhập khẩu thì hàng hóa có thể được thông quan nếu đã nộp phạt hoặc được tổ chức tín dụng bảo lãnh về số tiền phải nộp để thực hiện quyết định xử phạt của cơ quan hải quan hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Đối với hàng hóa phải kiểm tra, phân tích, giám định để xác định có đủ điều kiện được xuất khẩu, nhập khẩu, cơ quan hải quan chỉ thực hiện thông quan hàng hóa sau khi xác định hàng hóa được xuất khẩu, nhập khẩu trên cơ sở kết luận kiểm tra, phân tích, giám định hoặc thông báo miễn kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật.
- Hàng hóa phục vụ yêu cầu khẩn cấp; hàng hóa chuyên dùng phục vụ an ninh, quốc phòng; túi ngoại giao, túi lãnh sự, hành lý của cơ quan, tổ chức, cá nhân được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ được thông quan theo quy định tại Điều 50 và Điều 57 của Luật này.
Như vậy, thời điểm lập hoá đơn điện tử đối với hàng hoá xuất khẩu sẽ do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Ví dụ
Ngày 5/11/2025: Công ty A xuất 100 tấn gạo sang Hàn Quốc.
Ngày 7/11/ 2025: Công ty A hoàn tất việc khai báo trên tờ khai hải quan và chuyển cho cơ quan chức năng tiếp nhận.
Ngày 9/11/2025: Sau khi tờ khai được thông qua, Công ty A sẽ tiến hành nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào từng loại hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp sẽ cần phải nộp thêm thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt.
Ngày 10/11/2025: Hệ thống cập nhật Công ty A hoàn thành nghĩa vụ thuế -> Hàng hóa được hải quan xác nhận thông quan và xuất khẩu.
Theo quy định, thời điểm lập hoá đơn điện tử do công ty A tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày 10/11/2025
-> Thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày 10/11/2025. Trong trường hợp vào ngày 10/11/2025, Công ty A chưa kịp lập hoá đơn thì chậm nhất phải lập hoá đơn vào ngày 11/11/2025 (ngày làm việc tiếp theo).
III. CÔNG VĂN TRẢ LỜI CHÍNH SÁCH THUẾ
Theo Công văn số 66/CTBDI-TTHT của Cục thuế tỉnh Bình Định ngày 07 tháng 01 năm 2025 như sau:
Theo Công văn số 23242/CTBRV-TTHT của Cục thuế tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu ngày 04 tháng 12 năm 2024:
Theo Công văn số 1650/CTBDU-TTHT của Cục thuế tỉnh Bình Dương ngày 26 tháng 02 năm 2025:
IV. KẾT LUẬN
Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu được nới lỏng so với trước đây. Nếu như trước kia doanh nghiệp phải lập hóa đơn tại thời điểm thông quan thì hiện nay được phép chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Quy định này giúp doanh nghiệp chủ động hơn, đặc biệt trong các trường hợp tờ khai thông quan vào ban đêm hoặc ngoài giờ hành chính.
(Bài viết trên chỉ mang tính chất tham khảo và theo ý hiểu của người viết, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kỳ trường hợp nào)
Biên soạn: Võ Quỳnh Trang – Công ty TNHH Kiểm toán APS – 0975.224.066
Mọi thông tin xin liên hệ:
Công ty TNHH Kiểm toán APS
Địa chỉ: Số 26 Biệt thự BT1 Bán đảo Linh Đàm, Phường Hoàng Liệt, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Email: auditing.aps@gmail.com
Website: https://aps-audit.vn/
Facebook: https://www.facebook.com/APS.Audit
Tiktok: https://www.tiktok.com/@kiemtoanaps
Hotline/Zalo: 0979.508.565
