Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả vận hành, thuê lại lao động trở thành một giải pháp linh hoạt, giúp giảm tải áp lực tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự. Tuy nhiên, đằng sau lợi ích về chi phí và tính chủ động trong bố trí nhân sự, hoạt động này lại tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến thuế, hóa đơn và tuân thủ pháp luật lao động. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp dễ gặp vướng mắc trong quá trình quyết toán thuế hoặc bị xem xét không hợp lệ về chi phí. Bài viết dưới đây tổng hợp những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp thuê lại lao động từ các công ty cung ứng dịch vụ, nhằm giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
I. CĂN CỨ PHÁP LÝ
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 của Quốc hội ban hành ngày 20/11/2019;
Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 14/12/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;
Thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 22/06/2015 hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định số 12/2025/NĐ-CP ngày 12/2/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về thuế và sửa đổi bổ sung một số điều của các nghị định về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính.
II. NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUÊ LẠI LAO ĐỘNG TỪ CÁC CÔNG TY CUNG ỨNG DỊCH VỤ LAO ĐỘNG
1. Chỉ được thuê lại lao động từ doanh nghiệp có Giấy phép cho thuê lại lao động
Theo Điều 52 Bộ Luật lao động 2019:
Như vậy, Để được sử dụng lao động thuê lại một cách hợp pháp, doanh nghiệp bắt buộc phải thuê lao động từ đơn vị có Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động còn hiệu lực. Giấy phép này do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc UBND cấp tỉnh cấp tùy theo thẩm quyền. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp thuê lại cần kiểm tra và lưu trữ bản sao Giấy phép của đơn vị cung ứng để đảm bảo việc sử dụng lao động thuê lại tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra.
Tham khảo các công ty được cấp phép cho thuê lại lao động trên trang của Bộ Lao động-Thương binh và Xã hội: http://thuelailaodong.molisa.gov.vn/CompanyView.aspx.
2. Chỉ được thuê lại lao động đối với các công việc thuộc Danh mục cho phép
Theo Điều 30 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, quy định các công việc được thực hiện cho thuê lại lao động, chi tiết được ban hành tại Phụ lục II Nghị định này:
3. Thời hạn thuê lại lao động
Theo Khoản 1 Điều 53 Bộ Luật lao động 2019 quy định về thời hạn thuê lao động như sau:
4. Những trường hợp bên thuê lại lao động được phép và không được phép sử dụng lao động thuê lại
Theo Khoản 2,3 Điều 53 Bộ Luật lao động 2019, quy định những trường hợp bên thuê lại lao động được sử dụng và không được sử dụng lao động thuê lại trong các trường hợp sau:
5. Trả lương và chế độ tham gia bảo hiểm
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 52 Bộ Luật lao động 2019:
Như vậy, mặc dù người lao động làm việc dưới sự quản lý trực tiếp của doanh nghiệp thuê lại, nhưng về mặt pháp lý họ vẫn thuộc biên chế của doanh nghiệp cho thuê lại lao động. Do đó, trách nhiệm trả lương, đóng các loại bảo hiểm bắt buộc và giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… thuộc về doanh nghiệp cho thuê, chứ không phải doanh nghiệp thuê lại.
Tuy nhiên, bên thuê lại lao động phải:
- Đảm bảo điều kiện làm việc an toàn
- Quản lý, điều hành công việc trong thời gian thuê lại
- Phối hợp cung cấp hồ sơ tai nạn, bệnh nghề nghiệp (nếu có) để bên cho thuê giải quyết chế độ cho người lao động
- Không phân biệt đối xử với lao động thuê lại.
6. Một số quy định khác
Theo Khoản 4 Điều 53 Bộ Luật lao động 2019, ngoài các điều kiện và nghĩa vụ chính, doanh nghiệp thuê lại cần lưu ý một số hạn chế pháp lý sau:
7. Hồ sơ cần có khi thuê lại lao động
Để đảm bảo việc sử dụng lao động thuê lại đúng quy định và tránh rủi ro khi thanh tra, doanh nghiệp thuê lại cần chuẩn bị, rà soát và lưu trữ đầy đủ các loại hồ sơ sau:
- Hợp đồng cho thuê lại lao động
- Bản sao Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động của doanh nghiệp cung ứng dịch vụ lao động
- Hồ sơ người lao động được thuê lại
- Chứng từ thanh toán
- Văn bản thỏa thuận về trách nhiệm phối hợp quản lý lao động
- Xác nhận đóng bảo hiểm và chế độ cho người lao động
8. Các vấn đề về thuế TNDN liên quan
Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định điều kiện để khoản chi được coi là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp:
VD: Theo Điều 52 Bộ luật Lao động 2019 và Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chỉ 20 công việc được phép sử dụng lao động thuê lại. Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động thuê lại cho công việc không nằm trong 20 ngành nghề được phép, thì hoạt động thuê lại được xem là không đúng quy định pháp luật.
>> Khi đó, chi phí trả cho bên cung ứng dịch vụ lao động không đáp ứng điều kiện về tính hợp pháp, nên không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
III. NHỮNG RỦI RO CẦN LƯU Ý
Việc sử dụng lao động thuê lại giúp doanh nghiệp linh hoạt nhân sự, tiết kiệm chi phí tuyển dụng – đào tạo, nhưng nếu không tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp thuê lại có thể đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý và thuế – bảo hiểm. Một số rủi ro phổ biến gồm:
(1) Thuê lao động từ doanh nghiệp không có Giấy phép cho thuê lại lao động
Đây là vi phạm pháp luật nghiêm trọng theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp thuê lại có thể:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính;
- Bị buộc chấm dứt hợp đồng thuê lại lao động;
- Bị truy thu nghĩa vụ liên quan
(2) Không kiểm tra việc đóng BHXH của doanh nghiệp cho thuê nên có nguy cơ bị quy trách nhiệm liên đới
Dù trách nhiệm đóng BHXH thuộc về doanh nghiệp cho thuê, nhưng nếu cơ quan BHXH xác định bên cho thuê trốn đóng, không đóng hoặc đóng thiếu, doanh nghiệp thuê lại có thể bị xem xét:
- Là đơn vị “sử dụng lao động thực tế”,
- Và bị truy thu, xử phạt hành chính theo quy định.
(3) Dùng hợp đồng khoán việc hoặc dịch vụ để “thay thế” cho thuê lại lao động
Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng khoán, hợp đồng dịch vụ nhưng thực chất bản chất là cho thuê lại lao động (NLĐ làm việc dưới sự điều hành hằng ngày của doanh nghiệp thuê lại).
Rủi ro bao gồm:
- Bị cơ quan thuế/bảo hiểm ấn định lại quan hệ lao động,
- Bị truy thu BHXH,
- Rủi ro không được chấp nhận chi phí khi tính thuế TNDN,
(4) Thuê lao động làm các công việc không thuộc 20 nhóm ngành nghề được phép thuê lại
Theo Điều 52 Bộ Luật lao động 2019 và Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ-CP, chỉ 20 vị trí được phép sử dụng lao động thuê lại. Nếu doanh nghiệp thuê lại cho công việc không nằm trong danh mục, rủi ro gồm:
- Bị xử phạt hành chính,
- Rủi to không được tính chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.
(5) Không lập đầy đủ hồ sơ
Thiếu hồ sơ có thể dẫn đến:
- Không đủ căn cứ pháp lý khi xảy ra tai nạn lao động, tranh chấp,
- Không chứng minh được chi phí hợp lý khi quyết toán thuế,
- Rủi ro bị cơ quan chức năng ấn định nghĩa vụ thuế/BHXH.
IV. THAM KHẢO CÔNG VĂN LIÊN QUAN
Công văn 3592/SNV-LĐTLTBHXH ngày 14/05/2025 của Sở Nội vụ TP.Hồ Chí Minh:
V. KẾT LUẬN
Thuê lại lao động là giải pháp giúp doanh nghiệp linh hoạt nhân sự, nhưng đi kèm nhiều nghĩa vụ và rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp chỉ nên thuê lao động từ đơn vị có Giấy phép, sử dụng đúng 20 nhóm công việc được phép, lưu đầy đủ hồ sơ và theo dõi việc đóng BHXH của đơn vị cho thuê. Việc tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế, bảo hiểm, tránh bị xử phạt và đảm bảo chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
(Bài viết trên chỉ mang tính chất tham khảo và theo ý hiểu của người viết, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kỳ trường hợp nào)
Biên soạn: Hoàng Thị Ngân – Công ty TNHH Kiểm toán APS – 0349.518.109
Mọi thông tin xin liên hệ:
Công ty TNHH Kiểm toán APS
Địa chỉ: Số 46 Lô F2, Khu đô thị mới Đại Kim-Định Công, phường Định Công, TP.Hà Nội.
Email: auditing.aps@gmail.com
Website: https://aps-audit.vn/
Facebook: https://www.facebook.com/APS.Audit
Tiktok: https://www.tiktok.com/@kiemtoanaps
Hotline/Zalo: 0979.508.565
