Trong bối cảnh quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp ngày càng siết chặt điều kiện ghi nhận chi phí được trừ, đặc biệt là yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc trong quá trình thực hiện, nhất là tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, nơi người lao động chưa có điều kiện tiếp cận dịch vụ ngân hàng.
Tuy nhiên, cần hiểu rằng quy định về thanh toán không dùng tiền mặt không nhằm hạn chế hoạt động thực tế của doanh nghiệp, mà hướng đến mục tiêu minh bạch dòng tiền và kiểm soát chi phí. Do đó, trong trường hợp phát sinh các tình huống đặc thù, doanh nghiệp có thể vận dụng linh hoạt các quy định của pháp luật liên quan, như cơ chế ủy quyền hợp pháp trong quan hệ lao động và dân sự, để tổ chức thanh toán phù hợp, đồng thời vẫn đảm bảo đáp ứng điều kiện về chứng từ theo quy định thuế.
I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính Phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019 của Quốc hội quy định về nguyên tắc trả lương
II. QUY ĐỊNH VỀ THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT VÀ ỦY QUYỀN NHẬN LƯƠNG.
1. Về điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt
Căn cứ Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp:
– Tại Điều 9 quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây: a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;
…
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật
. …
c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”
– Tại Điều 24 quy định về hiệu lực thi hành:
“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025. Việc xác định thời gian áp dụng trong một số trường hợp cụ thể như sau:
…
b) Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 và quy định về chuyển nhượng vốn tại điểm i khoản 3 Điều 12 của Nghị định này áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.”
Căn cứ các quy định nêu trên, kể từ ngày 15/12/2025, điều kiện bắt buộc về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP được áp dụng đối với mọi khoản chi mua hàng hoá, dịch vụ và các khoản thanh toán khác có giá trị từng lần từ 05 (năm) triệu đồng trở lên. Đối chiếu với quy định trên, trường hợp chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động (thuộc nhóm “các khoản thanh toán khác”) có giá trị từ 05 triệu đồng/lần trở lên bằng tiền mặt, khoản chi này không đủ điều kiện ghi nhận vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế Thu nhập doanh nghiệp.
2. Về uỷ quyền nhận thay lương:
Căn cứ khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019 của Quốc hội quy định về nguyên tắc trả lương:
“1. Người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đầy đủ, đúng hạn cho người lao động. Trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.”
Căn cứ quy định trên, trường hợp người lao động của Công ty không có tài khoản ngân hàng và thực hiện ủy quyền hợp pháp cho cá nhân khác nhận thay tiền lương, Công ty được phép chi trả vào tài khoản ngân hàng của người được ủy quyền. Khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
– Về hồ sơ lao động: Có đầy đủ Hợp đồng lao động, Bảng chấm công, Bảng tính lương thể hiện khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
– Về tính pháp lý của sự ủy quyền: Có Hợp đồng ủy quyền/Giấy ủy quyền được lập theo đúng quy định của pháp luật dân sự (phải được công chứng,chứng thực tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền), trong đó nêu rõ nội dung ủy quyền nhận lương, thông tin nhân thân của người ủy quyền và người được ủy quyền, thông tin tài khoản ngân hàng nhận thay.
– Về chứng từ thanh toán: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên) chuyển vào tài khoản của người được ủy quyền, nội dung chứng từ (Ủy nhiệm chi) ghi rõ nội dung thanh toán lương cho người lao động theo văn bản ủy quyền tương ứng.
3. Ví dụ minh họa
Do đặc thù hoạt động tại khu vực vùng núi phía Tây Bắc, nơi điều kiện kinh tế – xã hội còn nhiều khó khăn, phần lớn người lao động của Công ty TNHH ABC là người dân tộc thiểu số, việc tiếp cận và sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân để nhận lương gặp nhiều trở ngại thực tế.
Xuất phát từ tình hình nêu trên, kể từ ngày 15/12/2025, các cá nhân người lao động thực hiện ủy quyền cho tổ trưởng sản xuất (hoặc người đại diện trong tổ) để nhận lương thay. Việc ủy quyền được lập thành văn bản, trong đó ghi nhận đầy đủ thông tin của bên ủy quyền, bên được ủy quyền, nội dung và phạm vi ủy quyền theo quy định.
Căn cứ vào giấy ủy quyền hợp lệ và danh sách thanh toán tiền lương, Công ty thực hiện chi trả tiền lương cho tập thể người lao động thông qua tài khoản ngân hàng của người được ủy quyền. Người được ủy quyền có trách nhiệm nhận tiền và thanh toán lại đầy đủ, kịp thời cho từng người lao động theo danh sách.
Với hình thức chi trả nêu trên, khoản tiền lương từ 5 triệu đồng/người trở lên vẫn được xem là đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt, trên cơ sở có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc ủy quyền hợp pháp và việc chi trả thực tế đến người lao động. Do đó, các khoản chi phí tiền lương này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
III. MỘT SỐ CÔNG VĂN TRẢ LỜI VỀ CHÍNH SÁCH THUẾ
IV. KẾT LUẬN
Khoản chi tiền lương từ 5 triệu đồng/người trở lên trong trường hợp chi trả thông qua người được ủy quyền vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN, nếu doanh nghiệp có đầy đủ hồ sơ ủy quyền hợp lệ và chứng từ chứng minh việc chi trả thực tế đến người lao động.
(Bài viết trên chỉ mang tính chất tham khảo và theo ý hiểu của người viết, không phải ý kiến tư vấn cụ thể cho bất kỳ trường hợp nào)
Biên soạn: Nông Văn Úy – Công ty TNHH Kiểm toán APS – 0377.975.807
Mọi thông tin xin liên hệ:
Công ty TNHH Kiểm toán APS
Địa chỉ: Số 46 Lô F2, Khu đô thị mới Đại Kim – Định Công, Phường Định Công, Thành phố Hà Nội
Email: auditing.aps@gmail.com
Website: https://aps-audit.vn/
Facebook: https://www.facebook.com/APS.Audit
Tiktok: https://www.tiktok.com/@kiemtoanaps
Hotline/Zalo: 0979.508.565
